出張報告書はいつ書くと効率的?どのような書式ならわかりやすい?


出典:http://blog.livedoor.jp/ndkdk120-tatti/

出張をすると多くの会社で提出する必要があるのが出張報告書。

出張報告書とは、どのような目的で出張し、現地で誰と合い、どのようなことを行い、

その結果どのようになったかをまとめた報告書です。

主に上司に報告する目的で作ることが多いです。

では、この出張報告書、いつのタイミングで書くことが一番効率的であり、

どのような内容で報告書を書くと伝わりやすいのかをご紹介します。

 

出張報告書を書くタイミングは、 帰りの新幹線が効率的。

出張から帰ってきた翌日、出社後に出張報告書を書いていませんか?効率的に書くためには、

出張から帰った当日です。

新幹線や飛行機で移動する場合は、帰りの移動中に書くことをおススメします。

疲れているので休みたいところではありますが、一番記憶が鮮明な状態で出張報告書を書くのが

内容も濃く書けます。

また、出張が何日かに及ぶ場合は、帰ってきたホテルでその日の分をまとめるのが良いでしょう。

分かりやすい出張報告書の書き方

出張帰りの当日に出張報告書を書くことが一番効率的と書きましたが、

そうは言ってもかなり疲れていることが多いですよね。

そのような時に、どのように出張報告書を書くのかという点から考えると効率的には書けません。

効率的にかつ分かりやすい出張報告書を書くためには、予めフォーマットを用意しておくことを

おススメします。

 

<出張報告書に必要な項目>

①出張期間

②出張先(訪問先会社名、担当者、都道府県名)

③出張者

④出張の目的

⑤目的の達成状況

⑥詳細(打合せ内容、行動等出張時に何を行ったかを明記)

⑦今後の課題、持ち帰り事項

 

上記のような項目をエクセルファイルなどで記入できるようなフォーマットを作っておきましょう。

そして、この項目の中でも一番重要なポイントは④と⑤です。

出張の目的とその目的に対して達成されたのかどうか。この項目を詳細とは別で記入することで、

上司が確認する際に一目で出張の目的が達成されたのかどうかを判断できます。

だらだらと長く書かれた出張報告書では、目的が何であって、出張してどうだったのかなどが

わかり辛くなります。

結論をまず先に書くことによって、出張報告書を確認する人により深く伝わることになります。

出張報告書に経費の項目は必要?

多くの出張報告書には経費項目があるものですが、会社によっては経費精算用に別記入するという

こともあります。

特にフォーマットが用意されていない際は、出張報告書に経費を記入する項目はいれるように

しましょう。

<必要な経費項目>

①移動した日

②移動元⇒移動先(駅名など)

③移動経費

④移動した手段及び交通機関名

 

これら経費項目を出張報告書の一番下に記入しましょう。

たまに一番上に経費関連項目を持ってくる方がいますが、報告すべき優先順位の高い項目を一番上に

持ってくるのが基本です。

これも出張報告書を読む方の気持ちを考えてのことです。ここまでが一連の出張報告書に必要な

項目となります。

記入する内容も出張のボリュームや目的によって変わってきますが、記憶が一番鮮明なうちに

作っておくことがより効率的に書けるので、帰りの新幹線や飛行機、帰ってきたホテルで書いて

みましょう。