ビジネスマンのメールマナーについて


出典:http://viral-community.com/webservice/gmail-create-865/

社会人になってからとても大事なメールマナー。
メールは文章だけで伝えるため、言葉遣いや表現によって不本意に相手を傷つけてしまいます。
その一方で、丁寧なメールを送ると相手からも好印象となります。
このようにビジネスメールは、それだけでも社会人スキルを判断されてしまうほどの重要なものとなります。
今回のコラムでは、このようなメールマナーについてご紹介したいと思います。

誤字脱字をしない

メールは送る前に必ず誤字脱字をチェックしましょう。文章内に誤字脱字が多いとそれだけでマイナスになります。
もし取引先やお客様に送るメールの場合、文章内に誤字脱字があると、他の仕事もチェックしないで進めてしまう人なのかなと
思われてしまいます。メールを送る前に必ずチェックするようにしましょう。

引用をうまく活用する

相手からのメールに対して返信する際、どの部分についての話なのかがよくわからない場合があります。
特に、相手からのメール内容が長い場合、もらったメールのどの部分について話しているのかを明確にしてあげると丁寧です。
そのような際に活用するのが引用です。Gmailを使っている方も多いですが、デフォルトで引用挿入ができるようになっています。
もらったメールを引用して、「こちらについてですが」という書き出しで返信すると分かりやすく丁寧です。

見出し、太文字、赤文字を使う

文章量の少ない場合はそこまで意識する必要はありませんが、文章が長い場合は見出しをつけて、
強調したい点を太文字や赤文字などにして目立つようにしましょう。
このようにすることで、メールを送った相手に何を理解してもらいたいかが明確になります。
もらった側の気持ちも考えて、整理してメールを送るようにすると丁寧です。

添付ファイルの容量に注意

メールにファイルを添付する場合がよくあるかと思います。この場合に注意した方がいいのが、添付ファイルの容量です。
大きなファイルも最近は送れるようになってきましたが、10Mを超えるようなファイルは共有ストレージにアップロード
して送るようにしましょう。受信した相手がメールからダウンロードできないということもあります。
また、数多くのファイルを送る場合はZIPファイルに圧縮して一つのファイルとして送るようにしましょう。
添付に5個や10個もファイルがあるととても印象が悪くなります。

ビジネスマンのメールマナーについてご紹介しました。
ここで記載したことは、基本的な表現や書き方についてはできている前提での話になりますが、
より丁寧なメールを送るために気をつけた方がいい内容となります。
ぜひ参考にしてみてください。