出張の事前準備でやるべきこと5選


出典:http://www.bk.mufg.jp/houjin/riseupclub/2014/04/post-27.html

新入社員の方も多いこの時期、何をするにも初めてかと思います。そんな中、出張を命じられ、
それも一人で出張する場合はとても不安になります。普段とは違った環境で仕事をすることになるの
で、きっちりと事前に準備をしておかないとより良い出張にはなりません。今回は、出張の事前準備と
してどのようなことをしておけば良いのかをまとめました。

出張事前準備 その1 出張先でのタスクスケジュールを立てる

出張は限られた時間で仕事を成し遂げてこないといけません。その場合、出張先でどのような仕事を
どのようなスケジュールでこなしてくるのかを事前に決めておくことが重要です。
タスクスケジュールを立てずに出張した場合、決めないといけないことをうまくまとめられずに
終わってしまうことがあります。出張の目的を明確にして、それをどのようなスケジュールで成し遂げ
るのか事前に整理しておきましょう。

出張事前準備 その2 出張あいさつメールを送る

出張あいさつメールとは、出張先の方にいついつ何をしにいくかという、出張の目的を改めて明確にし
ておくために送るメールです。①のタスクスケジュールを明確にしたら、出張先で何をやるかは明確に
なっています。その際に、出張先の方にも事前に何をしたいかを共有することで、打合せなどが
スムーズに進みます。資料なども共有しておくことができるようなら、このあいさつメールで
共有しましょう。また、先方に準備してもらいたいことがあれば、あいさつメールで伝えておくのが
良いです。

こちらのコラムを参考にしてください。

▼出張あいさつメールって必要?
http://www.apahotel.com/contents/?p=362

出張事前準備 その3 社内に出張連絡をする

社内の関係部署へいつからいつまで出張するのかを事前に連絡しましょう。普段から一緒に仕事をして
いる同僚は出張を把握していますが、他の部署の方はあなたの出張を知らない場合があります。
いつからいつまで出張で、その期間の連絡先は何かなどを事前に連絡しておきましょう。
こちらのコラムを参考にしてください。
▼ビジネスマナー、出張をお知らせするメール例文
http://www.apahotel.com/contents/?p=466

出張事前準備 その4 出張の荷物を整える

何泊の出張かにもよりますが、着替え等の身の回りの荷物を整えましょう。出張は移動も多いので、
できる限り荷物は最低限にしましょう。
こちらのコラムを参考にしてください。
▼えっ?出張持ち物リストこれだけ?
http://www.apahotel.com/contents/?p=418

出張事前準備 その5 交通手段のチェック

新幹線や飛行機での移動が多くなると思いますが、出張先までの経路を事前に調べて、何時に出発した
ら良いのかをチェックしておきましょう。出張先の乗り換えは、知らない土地になるので時間がかかり
ます。時間には余裕を持っておくことが一番です。

出張の事前準備について、慣れている方であれば普通のことですが、新入社員や普段あまり出張されな
い方にとっては分からないことも多いです。出張先に行ってから困らないように、事前の準備を整えて
から行きましょう。