出張挨拶メールって必要?


出典:http://www.cenrap.org/practice/taipinngusikaku.html

出張挨拶メールとは、出張先の担当者へ事前に送るメールのことです。

挨拶の意味で送ることもありますが、本来の出張挨拶メールの目的を改めて考え、その必要性を検討してみたいと思います。

出張挨拶メールの目的

何をするために出張するのかということが重要となってきます。

「出張先で果たしたい目的があり、その目的のためには出張先の担当者にも準備協力をしてもらう必要がある。」

この場合、事前に出張の目的は何か、そのために何を準備してもらいたいのかなど、出張先の担当者へ明確に伝えておく必要があります。

これが本来の出張挨拶メールの目的となります。

出張に行ったけど、目的が明確に伝わっていないために、準備不足で意味のない出張となってしまっては評価も下がってしまいます。

意味ある出張とするためにも、出張先の担当者と目線を事前に合わせておくということ重要となります。

そのための出張挨拶メールとなります。

出張挨拶メールが必要のない場合

覆面調査などが目的で出張する場合、出張先へ何をするかを連絡してしまっては意味がありません。

覆面なので、出張すること事態も伏せておきたいことでしょう。ただ、このような出張は特殊なケースかと思います。

出張挨拶メールが必要ない場合は実際ほとんどなく、「○月○日に出張に行くのでよろしくお願いします。」という

挨拶だけのメールも含めてマナーとして送ることが望ましいです。

出張挨拶メールの書き方

では、出張挨拶メールはどのように書いたらいいのでしょうか。出張挨拶メールの目的の項目でも書きましたが、

出張先で何をしたいかが重要となります。

その目的のために出張先の担当者に何をしてもらいたいかをメールで書くことを心がけましょう。

件名も確認してもらいたいことが分かるような文章にすることで、大量のメールを受信している担当者でも

見逃してしまう可能性は低くなります。

以下の例文を参考にあなたの出張にマッチした挨拶メールを作ってみてください。

 

 

 

 

例文)

件名:【確認お願いします】○月○日打合せの件にてご準備いただきたいこと

 

○○事業部 △△部長

 

お疲れ様です。

○○事業部の△△です。

○月○日の打合せについて、■■案件について議論させていただければと思っております。

本案件についての詳細は、添付ファイルをご確認ください。

打合せ当日のスケジュールもタイトなため、本案件の詳細についてはご認識いただいている前提で

当日は進めさせていただければと思います。

 

また、大変お手数ではございますが、いくつか事前にご準備いただきたいことがございます。

<ご準備頂きたいこと>

1.×××××××

2.×××××××

3.×××××××

※1は必須でお願いします。2と3は可能な限りでお願いできればと思います。

 

<打合せのスケジュール>

・13:00-14:00 本案件についての擦り合わせ

・14:00-15:00 課題点の洗出し

・15:00-16:00 アクションプラン立案、役割分担決め

 

限られた時間の中での打合せとなりますが、よい議論ができたらと思っております。

それでは、○月○日よろしくお願い致します。