教えて!出張計画書で出張の目的と内容を明確に書くコツは?


出張の指示が下されたら、出張前に作成して提出する必要がある「出張計画書」。

しかし、いざ作成を求められた際に、何を書けばいいのかが分からないという方もいるでしょう。

今回は、出張計画書の意義や、出張の目的を明確に書くコツなどをご紹介します。

 

 

出張計画書とは何か?

「出張計画書」とは、出張に出る前に作成して総務部門や経理部門へ提出する書類のことで「出張申請書」とも呼ばれます。

出張計画書の項目は企業によって異なりますが、主に以下の項目があります。

 

・出張先

・出張日

・出張の目的

・同行者、面会者

・出張の期間

・出張のスケジュール

・利用する交通機関

・旅費

 

出張計画書の事前提出が必要な理由としては、会社側が旅費の把握ができるということです。日ごとの行動予定や行先、目的などを併記することで、それが妥当な旅費であるかどうかを総務や経理の担当者などが事前に確認ができます。

また、出張計画書は、出張の全体像が一目で分かる書類としても重要です。

 

 

「出張の目的」を明確に書くコツとは?

出張計画書を書く意義として、旅費を正確に洗い出すことはもちろん、自分が出張の目的や具体的なスケジュールを確認するのにも大いに役立ちます。

「出張の目的」はしっかりと明確に書くようにすると、出張そのものを効率よく充実したものにできるでしょう。

 

出張の目的を明確に書くコツは「何のためのどんな出張なのか?」を一言で表してみることです。

例えば、営業で取引先の企業へ訪問する場合は「新製品●●の紹介と機能的説明、及び導入課題のヒアリング」などと簡潔に記します。

ベンダー企業への研修の場合は「●●社開催の○○研修受講のため」などとします。

 

このように目的を一言で表してから、補足事項を記載していくと整理しやすくなるでしょう。

 

 

出張の内容は、5W1Hで洗い出してみよう!

また、出張の内容を書く場合には、「When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)」の5W1Hを意識して書くようにすると、抜けもれもなく、簡潔に必要なことをまとめることができます。

 

出張の何日目に、どこで、単独なのか同行者がいるのか、何をどのような目的で、どのようなかたちで行うのかを記載します。

 

例「2015年○月×日に、A社へチーム3名で訪問し、担当者に対して自社製品のプレゼンを行う」

 

出張が初めての場合は特に、出張計画書には何を書いていいのか分からないでしょう。

そんなときは、ある程度、記載ルールや枠を作ってしまい、それに沿って作成すると簡単に書くことができます。